2012-11-25-vergadering/Notulen

Excuus voor een niet complete notule dit is wegens later inspringen, omdat er geen notule gemaakt werd.

Notule

Aanwezig: Rudy, Dimitri, Wilco, Bob, Arjan, Reinder, Lex, Albert, Joris (Weggegaan na een uur) Notule: Josita

Bestuurskwesties

• PR / Communicatie / marketing meuk (bog,website,folder enz)
  • Wordpress word voorzien met ldap login
  • Wilco zorgt voor de link met Idap
  • Wiki en blog word door de members bijgehouden

• Open dag
  • Opendag samen met Nieuwe Erven
  • Hackerspace opendag. Dimitri zorgt voor de datem en communiceerd dat.

• Nieuwe Beamer:
  • Arjan vraagt of de beamer weer geleend kan worden met de afspraak dat we de lamp vervangen als die stuk is. (ASAP)
  • Bob zoekt uit wat de lamp kost (Arjan geeft het type door)
  • Anders nieuwe beamer kopen/lamp maken. Dimitri neemt contact op met Ernst.

• Voortgang nieuwe erven/huren van DJO/Nieuwe erven:
  • Verschillende voorstellen voor Huur
  • Beter een voorstel uitwerken met cijfers/ voor en nadelen (nu was er onduidelijkheid)
  • Kijken naar een nieuwe locatie → meer ruimte

• • • Voordelen huren van David:
      • Huurcontact
      • Dingen die geregeld moeten worden kunnen rechtstreeks overlegd worden en niet via via
      • Meer Sleutels
      • Meer zekerheid (David kan bij de Aliantie aangeven dat hij meer vaste huurders heeft)
    • Nadelen huren van David:
      • Meer (variabele) kosten? (onduidelijk)

• • • Voordelen Huren van DJO:
      • Minder kosten? (onduidelijk)
    • Nadelen huren van DJO
      • Op elk moment kan de mondelinge overeenkomst onderbroken worden
      • Geen extra sleutels (dit is al een keer aan DJO gevraagd)
      • Dingen die geregeld moeten worden moeten nog steeds in overleg met DJO aangezien we evenveel recht hebben.

Punt niet helemaal besproken omdat er nog meer op de agenda staat (niet alles kunnen notuleren)

• Richtlijnen voor funding van projecten (wanneer kan een member iets aanvragen, wat moet het nut zijn voor de space, duidelijkheid)
  • Van tevoren hebt aangevraagd bij Wilco
  • Geld krijg je als het project af is. Budget voor een project is ongeveerl 150euro voor het hele jaar.
  • Het nuttig voor de space

• Geven van feestjes, en naderhand opruimen
  • Polici
    • Feestjes die door ons voor ons worden georganiseerd ruimen we samen op
    • Externe partijen die feestjes organiseren zijn welkom. Wel een contactpersoon bij de externe groep. Deze is tot het einde van het feestje aanwezig om op te ruimen (of regeld mensen om op te ruimen). De verantwoordelijkheid ligt bij de externe partij. Dit word door het bestuur gecommuniceerd met de externe partij

• Voortgang van de Nieuwe Erven (niet genotuleerd)
  • Helpen met de verbouwing
  • Wat betekent dit voor ons

Aanpassingen aan de ruimte

• Aanpassingen aan de ruimte (Het bovendeel van de tafel kan eraf. Kast in de hoek bij de banken staat ook iritant.)
  • Overwegen andere indeling, bijvoorbeeld op basis van noc meeting
  • DJO meenemen in het voorstel. Voorstel maken: Wilco en Reinder.

• Stroom verbruik / oplossingen daar voor.(gasverbruik, inzicht in overige kosten?)
  • Ijdelverbruik (koelkast en vriezer) omlaag brengen dat is 2/3 of ½ van het verbruik
  • Dit Zou naar beneden kunnen/moeten omdat het goedkoper is. Goedkoper om zelf nieuw te kopen als wij de electra gaan betalen.
  • Power van eternet switch, dit is mogelijk andere constructie zodat ze alleen aan gaan als we hier zijn. Alles uit. (ook afhankelijk van of wij de stoom gaan betalen) AP moet aanblijven wegens … Alles uit maar de router ander voeden zodat de functionaliteit niet achteruit gaat. Hoe zit dit met andere partijen (DJO/ NE).
  • Discussie: Arjan en Wilco en Lex met doel om zo min mogelijk stroom te verbruiken. Reinder zoekt inzicht uit.

• Sleutelhouders
  • Er zouden graag meer sleutels zijn. Dit zou niet mogen van DJO omdat die niet meer sleutels heeft. Sleutel licentie ligt bij de Aliantie.

De uitkomst was onduidelijk aangezien dit punt even ergens tussendoor kwam.

• Toiletafzuiging (huur diamantboor en aanschaf ventilator)

(onduidelijk)

• Isoleren van het plafond voor betere warmteverdeling (warme voeten :)
  • Warmte is in de hoogte veel warmer
  • Kou komt van de vloer, vloerisolatie. Zeil is te duur, vloerbedeking/tapijttegels, daarvoor is het te smerig. Dit zou elk jaar vervangen moeten worden.
  • Ventilators/vens die het de ruimte in duwt.
  • Er is geen lucht circulatie omdat de verwarming op de grond staat.

Geen duidelijk antwoord.

Member kwesties

• Voortgang / opruimen / bijwerken projecten op de wiki
  • Zie puntje PR

• Meer workshops met betere communicatie over datum vooraf (incl. mogelijkheid om te eten voor een vast bedrag, waarbij dan een deel richting Bitlair vloeit=de awesome retro methode)
  • Mensen uitnodigen
  • Vooruit plannen zodat Dimitri ook beter kan plannen en PR kan doen.
  • wikiworkshop om te leren omgaan met de wiki.
  • Lezing workshop Pupit door Lex
  • Blemderworkshop
  • Workshopdag volgend jaar, meerdere workshops op een dag mogelijk.
  • Nieuwjaarsborrel

Dimitri gaat zich meer bezig houden met de workshops. Voor het einde van het jaar een call eruit doen. 4 workshops momenten per jaar (een of meerdere workshops)

• If ja op bovenstaande punt, welke workshops voor 2013 ? (Printer tuning dag (ook voor mensen buiten Bitlair projectgroep) == kennisdeling, 3D Modeling / Blender etc)
  • Zie punt meer workshops en communicatie

• Afwasmachine maken, of de boiler aanzetten zodat er met WARM water kan worden (afgewassen == strijdig met punt over stroomverbruik)
  • Afwasmachine moet gemaakt worden. Vraag is naar Joris gegaan omdat die zich daarmee bezig hield. Er moet nog een solenoid besteld worden en daarna kan de afwasmachine geinstaleerd worden.

• Muziek/Films in de space hoe/wat wanneer niet/wel (algemene leefbaarheid en volume)

Tijdens het werk met 3d printer, en de film ging maar steeds harder en harder. En we konden erkaar bijna niet meer verstaan.

• • Skippen: Van hele playlist, word door meerdere als vervelend ervaren. Vraag even of een nummer gequed is. Dan laten staan bijvoorbeeld, anders kan er ook doorgeskipt.
  • Muziek: Niet teveel muziek van een genre, te lange muziek.
  • Volume laag houden als jij of andere aan het communiceren zijn.
  • Geen iritante muziekjes, piepjes (telefoon). Geen duidelijke conclusie
  • Films: Entertainment is secundair, dan moet je een filmavond plannen zodat de film secundair word. Hacken gaat voor. Speakers disonecten achter is een goede oplossing. Speakers voor kan je apart gebruiken voor de film. Op 20 db is de dinamic rage is niet zo groot waardoor er niet zo'n hard geluid word geproduceerd. Hiermee word accoord gegaan. (Wie gaat dit instellen op xbmc?)

• Zonnepanelen inzetten voor kleine stroomgebruikers/deep cycle accu's/led verlichting (al dan niet via Accu's)
  • Lex gaat zich ermee bezig houden.

• OMH2013 wie doet er mee vanuit Bitlair en wat doen ze (evt. ronselen van andere leden die nog niets doen, of duidelijkheid krijgen of ze wel/niet komen)
  • Wat houd dat in: tent, gezamelijk een village. Gaan we promoten/ de space verplaatsen.
  • Hackspuare: We zitten met veel in Omh Orga, zo is het fijn om savonds en sochtend te kunnen zitten zonder gezijk aan je hoofd te hebben. Iets voor jezelf kunnen.
  • Semi-Privee hackruimte (zoals monnoke op HAR) iedereen is vrij om binnen te komen . Publiek is verboden.

• Opruimen voor de lanparty van djo die in de kerst vakantie is
  • Jaarlijkse schoonmaak en opruimactie
  • Lijstje wat er moet gebeuren.
  • Spullen van waarde moeten veilig zijn want ze verwachten dat ze dingen gaan slopen.
  • Lasercutter worden tijdens de lanparty bij David onder een zeil.
  • Aanwezig op 8 december.
    • Dimitri
    • Bob
    • Albert
    • Arjan
    • Rudy
    • Josita
    • Lex (ovb)

• Sticker systeem voor spullen
  • Duidelijk maken van wie is is iets, is het algemeen of persoonlijk.
  • Hergebruik hoek (op zolder met papiertje afval) duidelijk bestikkeren dat het binnen 28 dagen weg gaat op. De laatste 7 dagen staat het beneden en daarna gaat het weg.
  • Iets in de hergebruik hoek doen wat van iemand die al een jaar niet is geweest, Eerst contact opnemen met de persoon in kwestie en als dat niet kan dan kan het naar de hergebruik hoek.
  • Ook goed voor DJO, zelfde regeling.

• Vaker vergaderingen
  • meerderheid is voor
  • Een keer per kwartaal.
  • Een keer per maand: dingen kunnen teruggekoppeld worden. (PR, Blogs, Huurvoorstel). Vaker vergaderen zorgt dat er niet zo veel agenda punten besproken moeten worden.
  • Vast een keer per kwartaal, zodat iedereen iets kan zeggen als er belangrijke punten zijn kunnen er vaker vergaderingen komen.
  • Eerste zondag van de maand, kleine bijeenkomst met kleine punten. Is er een week van tevoren niks op de agenda dan is er geen vergadering. Maximum van een uur. Na het eten van 7 tot 8 ongeveer. Vanaf 6 Januari 2013.

• Rondvraag:
  • Doel van het punt word niet gevraagd altijd.
  • Toonstelling rusterig tijdens vergadering
  • Punten gaan door elkaar, dit is niet handig en verwarrend.
  • Centraal houden van punten, kleine discussie's zijn o.a. niet te notuleren.